Monitoraggio degli audit e misurazione degli esiti

Il contesto in cui è stato applicato il seguente approccio riguarda un cliente che opera su diversi centri di costo distribuiti in tutto il territorio italiano. Per ciascun centro di costo, gestito in Qualibus con gli ambiti, corrisponde una sede diversa. Per ciascuna sede vengono programmati almeno due audit all’anno che sono avviati da modello predefinito ed attuati da un responsabile al fine di valutare i processi gestiti. Per ogni processo auditato si fa riferimento ad una disposizione contenente una specifica check list. L’auditor attribuisce un esito per ciascuna riga della check list scegliendolo fra quelli disponibili: • Gravemente insufficiente (1) – Avvia NC • Insufficiente (2) – Avvia NC • Sufficiente (3) • Buono (4) • Ottimo (5) • Non Applicabile Come si può notare a ciascun esito corrisponde un valore numerico che permette anche l’ottenimento della media per ciascun processo auditato (disposizione in Qualibus). L’esito “Non Applicabile” non influisce sul calcolo della media. Quando l’esito del requisito auditato è insufficiente (2) o gravemente insufficiente (1) viene avviata automaticamente una NC con riferimento alle evidenze oggettive registrate nel campo “Note / Osservazioni” della check list. Ciascuna NC rimane collegata all’audit stesso e sempre visibile nella tab Collegamenti. A fronte di ciascuna NC, quando ritenuto opportuno e secondo quanto stabilito dalla procedura applicabile, può essere avviata una Azione di miglioramento (tipicamente una Azione Correttiva) che rimane linkata e visibile nella tab Collegamenti della stessa NC. Alla fine dell’audit si ottiene automaticamente la media dei vari processi analizzati. Grazie alla determinazione delle medie è possibile monitorare ogni processo/aspetto e quindi a ciascun audit. In questo modo è possibile confrontare sedi e processi per valutare l’andamento nel tempo. Uno specifico cruscotto mostra il numero di NC e le medie di tutti gli audit effettuati. Un altro cruscotto offre la possibilità di fare ulteriori confronti fra i vari centri di costo e valutare l’andamento nel tempo delle performance relative.