Tutte le email in Qualibus grazie ad Office Addin

COS’È

Il modulo AddIn Qualibus si interfaccia con Outlook di Microsoft e permette di archiviare le e-mail in:

• Anagrafiche
• Eventi
• Progetti
• Documenti

ATTIVAZIONE DEL MODULO

Per attivare il modulo AddIn Outlook, dalla barra di controllo accedere alla tab. Componenti aggiuntivi e selezionare il comando Connetti (fig. sotto).

Successivamente, nella maschera di avvio di Qualibus, inserire la password e selezionare Auto Login

Effettuato il Login nella stessa tab. compaiono 4 comandi:

• Disconnetti (Utente) per disattivare le funzionalità dell’Office Addin
• Sincronizza Contatti da Qualibus per importare i contatti delle anagrafiche Cli/For di Qualibus previa cancellazione dei contatti importati in precedenza
• Elimina Contatti Qualibus per eliminare i contatti importati da Qualibus
• Importa contatti da Qualibus per importare i nuovi contatti senza effettuare una la sincronizzazione

ARCHIVIAZIONE E VISUALIZZAZIONE STATO E-MAIL

L’utente con il privilegio di modifica su un modulo può archiviare le mail in entrata o inviate direttamente da Outlook richiamando le funzionalità del menu contestuale per:

• Inviare una o più e-mail ed allegati ad una anagrafica processo, cartella di documenti o ad un modulo recente o preferito di Qualibus
• Visualizzare a quale Modulo / Cartella la mail è stata eventualmente già collegata

Al momento dell’archiviazione delle e-mail in entrata / uscita nella tab Documenti-Comunicazioni dei vari moduli (Anagrafiche, Eventi e progetti) la maschera del Dettaglio Qualibus permette di

• archiviare in un gruppo esistente
• di nominarne uno nuovo
• archiviare automaticamente nelle cartelle come definite di default in Opzioni Generali – Varie – AddIn.

Archiviazione

Attivando il menu contestuale (clic dx del mouse) sull’e-mail interessata si effettua la scelta della directory documento o del tipo di modulo

di seguito si conferma l’archiviazione delle e-mail selezionate e/o degli allegati

successivamente si digita uno dei dati noti del processo o solo una parte di Numero o Riferimento o Titolo o Riferimento principale, per poi sceglierlo

confermare o modificare gruppo e descrizione del file da archiviare

Visualizzazione stato e-mail archiviata

Attivando il menu contestuale sull’e-mail archiviata si potrà visualizzare, evidenziato in verde, il processo nel quale è stata archiviata l’e-mail

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