Migliorare la gestione delle Risorse Umane ed aumentare la partecipazione delle persone

Uno degli impegni fondamentali di una leadership illuminata è quello di far partecipare attivamente, guidandole e sostenendole, le persone che fanno parte di un’organizzazione, affinché contribuiscano all’efficacia del sistema di gestione per la qualità.

Le imprese che investono più tempo e risorse per gestire e formare i propri dipendenti coincidono con quelle dove le persone restano più a lungo e sono più produttive.

La partecipazione attiva delle persone è proprio uno dei principi su cui si basa la ISO 9001:2015, insieme a:

• focalizzazione sul cliente
• leadership
• approccio per processi
• miglioramento continuativo
• processo decisionale basato sulle evidenze
• gestione delle relazioni

Ma come è possibile agevolare questa partecipazione? Come si può gestire la comunicazione attiva e ambivalente che permetta uno scambio continuo e costruttivo?

UNA PIATTAFORMA DI COLLABORAZIONE

Migliorare la gestione delle risorse umane in generale ha bisogno non solo di buona volontà e progetti specifici, ma anche di strumenti adatti, come una piattaforma di collaborazione, in grado di contare su una gestione condivisa dei dati e informazioni sempre accessibili.

Per poter avere una partecipazione realmente attiva, ogni persona deve poter attingere il necessario per svolgere le proprie mansioni, anche al di fuori dell’ufficio, mantenendosi aggiornato rispetto ai propri impegni ed il lavoro dei colleghi che operano su progetti comuni.

Ecco che una piattaforma di collaborazione risulta sempre più strategica, anche per rispondere alle esigenze dello smart working e per garantire un’efficiente comunicazione, come parte integrante di una soluzione che permetta la conduzione ottimale di tutto il sistema di gestione, secondo i requisiti dei modelli ISO: dal contesto al miglioramento.

GLI IMPEGNI DELLA DIREZIONE HR

Oggi l’impegno principale della Direzione HR è quello di favorire il coordinamento tra le Risorse Umane ed il management, in modo da migliorare le relazioni favorendo questa partecipazione attiva che permette una reazione più forte anche a contesti storici come quelli che stiamo vivendo.

Ma come si può definire davvero l’impegno delle persone?

Troviamo una guida importante nel modello ISO 9001, secondo il quale, la Direzione deve:

• determinare le competenze necessarie per le persone che svolgono attività lavorative sotto il suo controllo e che influenzano le prestazioni e l’efficacia del sistema di gestione per la qualità
• assicurare che queste persone siano competenti sulla base di istruzione, formazione, o esperienza appropriate
• ove applicabile, intraprendere azioni per acquisire le necessarie competenze e valutare l’efficacia delle azioni intraprese
• assicurare che le persone siano consapevoli della politica aziendale e dei pertinenti obiettivi, del proprio contributo all’’efficacia del sistema di gestione, compresi i benefici derivanti dal miglioramento delle prestazioni nonché delle implicazioni derivanti dal non essere conformi ai requisiti del sistema di gestione.

Da un punto di vista pratico, queste necessità si traducono in azioni concrete, come:

• mantenere aggiornate le informazioni di tutto il personale
• identificare le funzioni aziendali, definendo per ciascuna di esse responsabilità, autorità, scolarità, esperienza, capacità/skill, competenze/abilità, titoli formativi, ecc.
• associare ad ogni funzione il personale relativo mantenendo traccia delle variazioni intervenute nel tempo
• rendere disponibili gli organigrammi aziendali necessari
• definire il calendario lavorativo ed in particolare le festività e le ferie aziendali
• monitorare e gestire le assenze del personale (ferie, permessi, malattie, ecc.)
• tenere sotto controllo i processi di ricerca e selezione, valutazione iniziale, inserimento lavorativo, cambio mansione e cessazione rapporto
• identificare le necessità formative e provvedere di conseguenza a pianificare e gestire i processi relativi (informazione, formazione e addestramento/qualifica)
• garantire la sorveglianza sanitaria ed i processi collegati
• raccogliere, analizzare e gestire al meglio le segnalazioni e richieste del personale (Non Conformità, proposte di miglioramento, richieste di ferie e permessi)
• garantire la consegna dei DPI
• garantire la corretta gestione di NC, comportamenti pericolosi, incidenti, infortuni e contestazioni
• avviare le azioni di miglioramento opportune garantendo il monitoraggio e la gestione per quanto necessario
• effettuare le valutazioni necessarie (ad esempio per identificare necessità di risorse o per comprendere il grado di coinvolgimento delle persone)
• garantire il monitoraggio e la gestione efficace di tutti i processi relativi al personale

GLI IMPEGNI DEL PERSONALE

Anche gli impegni del personale devono poter essere gestiti in modo immediato ed efficiente, proprio per fare in modo che chi lavora si senta sempre potenzialmente (ma non forzatamente) attivo. L’idea di non “perdere tempo”, ma anzi: investire anche possibili momenti statici magari durante una trasferta può tradursi in ore salvate al rientro, evitando così sovraccarichi della propria to do list e conseguenti stress emotivi.

La piattaforma deve poter permettere di:

• gestire gli impegni derivanti dai processi in cui è coinvolto ed effettuare le registrazioni necessarie
• relazionarsi e comunicare efficacemente con i colleghi, clienti e fornitori, in particolare trasmettere alla Direzione HR le segnalazioni e richieste (Non Conformità, proposte di miglioramento, richieste di ferie e permessi)
• accedere ai documenti di propria competenza
• condividere documenti, dati e informazioni anche all’esterno della rete aziendale
• avviare e gestire i processi necessari
• consultare ed analizzare dati utili alla attuazione dei propri impegni
• contribuire al miglioramento continuo

CONCLUSIONI

Garantire al proprio personale la possibilità di agire in qualunque momento permette un’ottimizzazione del lavoro del singolo e del gruppo, che quindi sarà per definizione più attivo e partecipe. La consapevolezza della politica aziendale, degli obiettivi e del proprio contributo all’’efficacia del sistema di gestione può essere raggiunta e mantenuta dal personale esclusivamente fornendo strumenti adeguati che favoriscano elementi come: una comunicazione fluida e sistematica, la conoscenza dei propri obiettivi, l’accesso a documenti e dati collegati ai processi in cui si è coinvolti, ma anche il riconoscimento del contributo fornito al miglioramento della Organizzazione o la strutturazione di azioni di miglioramento monitorabili.

Il coinvolgimento e la partecipazione attiva delle persone vanno resi possibili dal clima aziendale e da progetti ben strutturati, ma senza gli strumenti adeguati nessun obiettivo può essere raggiunto e si rischia, rinunciandovi, di non beneficiare di una crescita e di una quotidianità più semplici, altrimenti possibili.

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