La gestione per processi: configurazione ed applicazione in Qualibus

La gestione per processi è uno dei sistemi di organizzazione aziendale più efficienti, in grado di portare a indici altissimi di qualità, produttività ed eccellenza. Può essere applicata ad aziende e organizzazioni di tutti i tipi, indipendentemente dalla grandezza o dal settore di attività.
In un’organizzazione “per processi” il flusso delle operazioni non si sviluppa soltanto all’interno delle funzioni, ma si realizza nell’insieme di attività il cui obiettivo è realizzare uno specifico prodotto/servizio.
Molto schematicamente un processo è definibile come: “un insieme di attività in sequenza che ricevono una serie di input, materiali ed immateriali, ai quali vengono apportate delle trasformazioni a valore aggiunto col fine di produrre un output ad uso interno o da trasferire all’esterno”.

Il processo è trasversale rispetto all’organizzazione in quanto raccoglie il contributo di ogni singola funzione coinvolta prescindendo dalla responsabilità gerarchico strutturale.
I processi sono catene del valore che per convenzione si possono distinguere in “primari” e di “supporto”.
I “processi primari” creano direttamente un valore riconosciuto dal cliente esterno, sono quelli che generano maggior valore aggiunto e che hanno un maggior impatto sul business, come la progettazione, l’attività commerciale, la produzione, la distribuzione e il servizio al cliente finale.
I “processi di supporto” sono propedeutici all’operatività dell’azienda senza creare di per se un valore riconosciuto dal cliente esterno, quali ad esempio la gestione delle risorse umane, le manutenzioni, la pianificazione e il controllo della produzione.

Un altro aspetto fondamentale è l’individuazione del “process owner”, colui che presidia e ha potere decisionale su tutto ciò che avviene all’interno di un processo e le informazioni documentate (procedure, istruzioni, ecc.) che descrivono il processo stesso e ne dettano le regole.

In Qualibus è possibile mantenere tutte queste informazioni, configurando un apposito evento e descrivendo ogni processo nel dettaglio, compilando la sezione dei Dati Personalizzati, come riportato nella seguente figura (es. Processo Attività Commerciali):
• Process owner: Responsabile Commerciale (Funzione in Anagrafica Qualibus)
• Documento di riferimento: procedura P 08 02 (archiviata nel modulo Documenti di Qualibus).

Raramente però i singoli processi restano isolati dagli altri: gli elementi in uscita da un processo costituiscono tipicamente negli elementi in ingresso per altri processi.

Le interazioni tra processi, in un’organizzazione, possono essere spesso complesse, venendo a creare una rete di processi interdipendenti.

In Qualibus tramite le consultazioni è visibile e consultabile l’elenco completo dei processi aziendali.

Dopo aver identificato i propri processi necessari a generare un prodotto/servizio per il cliente, l’azienda deve essere in grado di “pianificare” il processo in modo da generare il valore atteso con il minor impiego di risorse possibile.
L’attività di pianificazione tra le sue attività prevede l’identificazione di indicatori di processo (Key Performance Indicator) per assicurarne il monitoraggio e la valutazione a fronte degli obiettivi fissati.

Nella sezione “Riferimenti” è possibile linkare gli indicatori per monitorare l’andamento del processo; a titolo di esempio per la Gestione delle attività commerciali sono riportati gli indicatori:
• KPI/0001: Fatturato vendite
• KPI/0003: Num. Ordini / Num. offerte.

Tutti gli eventi, in particolare le Azioni di Miglioramento avviate a seguito dell’Analisi del Contesto, Riesame di Direzione o altro, che sono stati collegati al processo, restano sempre visibili nella sezione “Collegamenti”.

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