11 maggio 2018
La firma grafometrica aiuta l’efficienza dei processi aziendali. Apporre firme autografe sotto i documenti rallenta spesso l’attività: ogni documento deve essere infatti prima stampato, poi firmato e quindi scannerizzato. Oggi la soluzione è la firma grafometrica. Studiata per gestire in digitale l’apposizione delle firme ai documenti, grazie ad un apposito software ed una periferica, consente di apporre una o più firme con estrema velocità. Questa soluzione permette da un lato di ridurre sensibilmente l’uso della carta e velocizzare i passaggi, e dall’altro avere la garanzia del pieno valore legale del documento che viene sottoscritto.
La firma grafometrica soddisfa infatti i requisiti previsti per la “Firma Elettronica”, configurandosi come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. E grazie all’utilizzo dei tablet dove apporre la firma, consente la digitalizzazione “ab origine” di tutti i documenti.
Questa soluzione è fondamentale per arrivare ad una dematerializzazione delle pratiche aziendali (verso cui stanno puntando le normative europee). E’ utile per l’utilizzo in azienda, ma anche nei rapporti con i propri clienti, velocizzando i rapporti e la sottoscrizione dei contratti.
Mentre si appone la firma il sistema software acquisisce i dati della firma e li codifica in modo protetto nel documento firmato, creando un legame indissolubile tra documento e firma.
All’interno di Qualibus è stata integrata un’apposita funzione, che permette la firma grafometrica sui documenti gestiti dal software. Con pochi semplici comandi è possibile infatti creare un apposito spazio dedicato all’apposizione della firma in un pdf. Cliccando nell’apposito campo si attiva la tavoletta connessa e si può apporre la firma. È possibile aggiungere anche altre firme nel documento. Ogni firma ha il proprio “time stamp” dell’apposizione.
In Opzioni Utente/Impostazioni periferiche è possibile configurare il software di firma grafometrica per la firma dei file pdf. Quando l’applicazione è configurata il nuovo comando “Estrai per firma” appare sui documenti comunicazione di tutti i moduli: utilizzandola, il pdf viene aperto con il software di firma ed è possibile apporre una firma grafometrica direttamente da Qualibus. Molto efficace la combinazione della funzionalità con “Nuovo da stampa”. La funzionalità è legata al modulo “Q-Sign” che è necessario avere nella chiave di attivazione. Qualibus è compatibile con LCD Signature Pad a colori della Signotec, per poter apporre la firma grafometrica attraverso una penna digitale sui documenti.
Qui potete trovare un utile video tutorial per l’utilizzo della Firma grafometrica nei documenti pdf.
