Distribuzione automatica dei documenti con Qualibus
Modalità di distribuzione
In Qualibus sono previste le seguenti modalità:
Distribuzione Manuale per ciascun documento emesso (nell’ultima revisione approvata)
Distribuzione Automatica per ciascun documento contenuto in una cartella configurata per questo
Distribuzione rapida di tutti i file attivi nell’ultima revisione approvata contenuti nella cartella ed eventuali sub directory
Duplicazione di tutte le distribuzioni effettuate ad un altro utente.
Configurazione
Posizionandosi sulla cartella, attivare il menu contestuale e selezionare il comando “Distribuzione automatica”. Scegliere successivamente:
la lista di distribuzione desiderata
selezionare il campo “Attiva”
aggiungere un eventuale messaggio alle note di revisione
Maschera di configurazione Dettaglio Distribuzione automatica
Confermata con OK la configurazione, la funzionalità è immediatamente attiva su tutti i documenti inseriti o approvati nella cartella che ora si evidenzia sull’albero con una nuova icona.
Distribuzione automatica
Quando la Distribuzione automatica è attivata l’invio del messaggio e/o e-mail viene effettuato, ogni qual volta nella cartella:
viene inserito un file (in qualsiasi modo, ad esempio con drag & drop)
viene approvato un documento
Disattivazione o eliminazione
Per disattivare la Distribuzione automatica da una cartella, richiamare il menu contestuale e selezionare lo stesso comando utilizzato per l’attivazione. Nella maschera del Dettaglio si procede secondo una delle seguenti modalità:
togliere la spunta sul check box Attiva per disattivare la funzionalità mantenendo la configurazione
selezionare il pulsante Elimina per togliere completamente la funzionalità dalla cartella
Nel caso venga scelto di disattivare la funzionalità senza eliminarla, la cartella è evidenziata sull’albero dall’icona vale a dire con un simbolo “busta” dal colore più tenue.
