Distribuzione automatica dei documenti con Qualibus

Modalità di distribuzione

In Qualibus sono previste le seguenti modalità:

1. Distribuzione Manuale per ciascun documento emesso (nell’ultima revisione approvata)
2. Distribuzione Automatica per ciascun documento contenuto in una cartella configurata per questo
3. Distribuzione rapida di tutti i file attivi nell’ultima revisione approvata contenuti nella cartella ed eventuali sub directory
4. Duplicazione di tutte le distribuzioni effettuate ad un altro utente.

Configurazione

Posizionandosi sulla cartella, attivare il menu contestuale e selezionare il comando “Distribuzione automatica”. Scegliere successivamente:

• la lista di distribuzione desiderata
• selezionare il campo “Attiva”
• aggiungere un eventuale messaggio alle note di revisione

Confermata con OK la configurazione, la funzionalità è immediatamente attiva su tutti i documenti inseriti o approvati nella cartella che ora si evidenzia sull’albero con una nuova icona.

Distribuzione automatica

Quando la Distribuzione automatica è attivata l’invio del messaggio e/o e-mail viene effettuato, ogni qual volta nella cartella:

1. viene inserito un file (in qualsiasi modo, ad esempio con drag & drop)
2. viene approvato un documento

Disattivazione o eliminazione

Per disattivare la Distribuzione automatica da una cartella, richiamare il menu contestuale e selezionare lo stesso comando  utilizzato per l’attivazione. Nella maschera del Dettaglio si procede secondo una delle seguenti modalità:

1. togliere la spunta sul check box Attiva per disattivare la funzionalità mantenendo la configurazione
2. selezionare il pulsante Elimina per togliere completamente la funzionalità dalla cartella

Nel caso venga scelto di disattivare la funzionalità senza eliminarla, la cartella è evidenziata sull’albero dall’icona  vale a dire con un simbolo “busta” dal colore più tenue.

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