11 settembre 2018
La gestione documentale nelle aziende è un processo caratterizzato dalla costante e continua evoluzione tipica dei prodotti e dei sistemi digitali.
In essa convivono due importanti approcci, il “Document Management” quale strutturazione e organizzazione di sistemi di archiviazione e condivisione, e il “Knowledge Management” per la gestione e lo sviluppo delle conoscenze aziendali.
La consistente ricaduta che tali attività comportano sulle modalità di comunicazione e d’interazione dell’organizzazione hanno importanti risvolti sulle performances aziendali e mettono quasi in subordine altri vantaggi impliciti dovuti alla dematerializzazione dei processi quali la riduzione del consumo di carta e degli spazi di archiviazione, la riduzione dei costi di gestione, lo snellimento dei processi interni, l’inalterabilità dei documenti, la riservatezza delle informazioni, la disponibilità dei documenti in qualsiasi luogo.
Una gestione documentale poco efficiente è il classico esempio di costo subito dalle aziende per svolgere attività senza valore aggiunto. È sempre interessante dare un’occhiata ad uno studio effettuato dal Politecnico di Milano alcuni anni fa, confrontarlo con la propria situazione e magari fare qualche conto:
Si ipotizza quindi un costo di centinaia se non migliaia di € / anno per dipendente.
Il software Qualibus, attraverso una serie di moduli e funzionalità perfettamente integrabili su ogni realtà aziendale, permette di svolgere tutte queste funzioni in modo semplice e completo.
