News 11 Set 2018

La gestione dei Documenti con Qualibus


La gestione documentale nelle aziende è un processo caratterizzato dalla costante e continua evoluzione tipica dei prodotti e dei sistemi digitali.
In essa convivono due importanti approcci, il “Document Management” quale strutturazione e organizzazione di sistemi di archiviazione e condivisione, e il “Knowledge Management” per la gestione e lo sviluppo delle conoscenze aziendali.

La consistente ricaduta che tali attività comportano sulle modalità di comunicazione e d’interazione dell’organizzazione hanno importanti risvolti sulle performances aziendali e mettono quasi in subordine altri vantaggi impliciti dovuti alla dematerializzazione dei processi quali la riduzione del consumo di carta e degli spazi di archiviazione, la riduzione dei costi di gestione, lo snellimento dei processi interni, l’inalterabilità dei documenti, la riservatezza delle informazioni, la disponibilità dei documenti in qualsiasi luogo.

Eliminazione di costi e tempi per attività senza valore aggiunto

Una gestione documentale poco efficiente è il classico esempio di costo subito dalle aziende per svolgere attività senza valore aggiunto. È sempre interessante dare un’occhiata ad uno studio effettuato dal Politecnico di Milano alcuni anni fa, confrontarlo con la propria situazione e magari fare qualche conto:

  • Il 30% del tempo del personale impiegatizio viene destinato per cercare, distribuire ed archiviare documenti
  • Il 40% dei documenti viene copiato almeno 3/4 volte
  • Il 7% dei documenti viene perso
  • Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono
  • L’80% dei documenti archiviati non vengono mai utilizzati. Di questi, la maggior parte dell’azienda ne ignora l’esistenza per cui ogni tanto vengono ricreati nuovamente

Si ipotizza quindi un costo di centinaia se non migliaia di € / anno per dipendente.
Il software Qualibus, attraverso una serie di moduli e funzionalità perfettamente integrabili su ogni realtà aziendale, permette di svolgere tutte queste funzioni in modo semplice e completo.

Benefici per l’organizzazione

  • Sistema semplice per gestire, condividere ed archiviare in modo sicuro ogni tipo di documento
  • Gestione di tutti i documenti dell’Organizzazione e non solo quelli di prescrizione relativi ai Sistemi per la Qualità, l’Ambiente, la Sicurezza, l’Etica, ecc.
  • Miglioramento della comunicazione e della condivisione delle conoscenze
  • Aumento della sicurezza degli accessi attraverso l’assegnazione di ruoli per ogni singolo utente

Benefici per l’utente

  • Sistema semplice e veloce di ricerca di informazioni e documenti
  • Accesso alla Documentazione di pertinenza sempre nell’ultima revisione applicabile
  • Archiviazione condivisa con gli altri utenti di Qualibus in funzione dei ruoli e delle funzioni ricoperte
  • Miglioramento della comunicazione con i colleghi di lavoro
  • Riduzione dello stress dovuto al miglioramento organizzativo

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